Over Humaris 

Om effectief de registratie van uw verzuim te kunnen doen, maakt u gebruik van een verzuimapplicatie. Voor de meeste klanten van De Arbodienst is dit VerzuimSignaal. Door enkele standpunten die de Autoriteit Persoonsgegevens het afgelopen jaar heeft ingenomen vinden er enkele veranderingen in de werkwijze van alle voorkomende verzuimregistratiesystemen plaats. Om aan de gestelde eisen te blijven voldoen heeft De Arbodienst een aantal maatregelen genomen.

Aanleiding en standpunt Autoriteit Persoonsgegevens

In april 2016 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een brief aan OVAL gestuurd. OVAL is de branchevereniging voor onder andere arbodiensten. Hierin maakt de AP duidelijk dat zij vanuit de markt een oplossing wenst voor het beter reguleren van automatische doorgifte van persoonsgegevens van werknemers (waaronder BSN en NAW) vanuit het HR-systeem van werkgevers naar systemen van aangesloten bedrijfsartsen en/of arbodiensten. Het uitgangspunt hierbij is dat arbodiensten alleen de persoonsgegevens mogen verwerken van medewerkers waar zij daadwerkelijk mee van doen hebben; in ieder geval niet van medewerkers die geen verzuimhistorie hebben bij de betreffende werkgever. In deze context kan een preventief dossier ook als verzuimhistorie gezien worden.

Tevens heeft de AP in deze brief aangegeven dat zij in discussie wil met de branche over hoe en wanneer het BSN verwerkt mag worden. Het BSN staat in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) gekenmerkt als een bijzonder persoonsgegeven en mag alleen verwerkt worden als daar een wettelijke grondslag voor is. Voor arbodiensten en bedrijfsartsen zijn er enkele wettelijke grondslagen, maar deze zijn multi-interpretabel. Door in gesprek te gaan met de markt wil de AP tot concretere afspraken komen.

Gevolgen van de brief van de Autoriteit Persoonsgegevens

Deze nieuwe standpunten van de AP betekenen dat er enkele zware aanpassingen worden gedaan aan vrijwel alle verzuimregistratiesystemen. De verzuimregistratiesystemen gebruikten tot op het moment van het ontvangen van de brief het BSN als zogenaamde unieke sleutel om medewerkers te kunnen identificeren. Door de nieuwe standpunten van de AP is dit niet langer toegestaan. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan hier geen wettelijke grondslag voor te zien. Daarnaast is het lastig om medewerkers te filteren die geen verzuimhistorie hebben. Elk HR-systeem van werkgevers gaat hier op zijn eigen manier mee om, áls dit al vastgelegd staat. Hierdoor wordt het praktisch onmogelijk voor arbodiensten en bedrijfsartsen om nog een koppeling te hebben tussen HR-systemen en verzuimsystemen.

Zienswijze De Arbodienst

Het is in de discussie in de praktijk makkelijk om de nuance en noodzaak uit het oog te verliezen. Het recht op privacy is een grondrecht. Helaas botsen de privacywetgeving en wetgeving als reïntegratiewetgeving soms. Het is aan ons allemaal om hier een goede tussenweg in te vinden, een tussenweg die werkbaar en tegelijkertijd verantwoord is. Het belang van alle betrokkenen staat hierin voorop. De Arbodienst heeft een oplossing gevonden die praktisch is en door vooraanstaande experts op het gebied van privacywetgeving is getoetst. Wij bieden u en uw medewerkers een toekomstbestendige en verantwoorde oplossing.

Oprichting Humaris

In juni 2017 heeft de paraDIGMA groep, de moedermaatschappij van De Arbodienst, een nieuwe dochterorganisatie opgericht: Humaris. Het doel van Humaris is om zorg te dragen voor een discrete overdracht van persoonsgegevens van een werkgever naar de labels van de paraDIGMA groep, waaronder De Arbodienst. Humaris helpt werkgevers met het organiseren van persoonsgegevens binnen haar organisatie en het doorgeven van deze gegevens tussen uw systemen en de systemen die de paraDIGMA groep gebruikt. Hiermee kunnen wij een goede privacybalans garanderen en bereiken wij wat de AP van ons vraagt. De medewerkers van De Arbodienst hebben enkel nog toegang tot de gegevens die echt relevant zijn voor de begeleiding van uw werknemers. Omdat Humaris u helpt met het inrichten van uw HR-systeem voor uitwisseling van informatie met externe systemen, heeft Humaris een wettelijke grondslag om alle persoonsgegevens te mogen verwerken. Uiteraard is er een strikte scheiding tussen de toegang tot gegevens door Humaris en de overige labels van de paraDIGMA groep.
 

Verandering contractenstructuur

Wij kunnen veelal op de achtergrond zorgdragen dat zowel u als De Arbodienst op een veilige en verantwoorde manier kan blijven werken. U zult hier maar weinig van merken. Waar u wel iets van zult merken is een verandering in de structuur van contracten. De paraDIGMA groep zal u, naast de standaard samenwerkingsovereenkomst met De Arbodienst, ook een overeenkomst met Humaris aanbieden om dit contractueel samen goed in te richten.

Overname koppelingen en inleesbestanden

De koppeling tussen uw HR-systeem en de systemen van de paraDIGMA groep worden met uw toestemming ook overgenomen door Humaris. Door de overname van het contract met VerzuimSignaal door Humaris kunnen de reeds bestaande koppelingen tussen uw HR-systeem en VerzuimSignaal blijven bestaan.

Verwerking van het BSN van medewerkers

Graag besteden wij nog speciale aandacht aan het Burger Service Nummer (BSN). Een misvatting is dat een arbodienst niet meer mag beschikken over een BSN nummer. De AP zegt hierover: "Om werkzaamheden uit te kunnen voeren voor uw re-integratie, heeft de arbodienst of bedrijfsarts gegevens van u nodig. Deze mag daarbij gebruikmaken van uw BSN. Uw werkgever is verplicht om op tijd alle noodzakelijke informatie aan de arbodienst of bedrijfsarts door te geven, waaronder dus uw BSN." Met behulp van Humaris zorgen wij dat De Arbodienst, maar ook bijvoorbeeld het UWV, pas beschikking krijgen over het BSN als dit daadwerkelijk noodzakelijk is.

Verhouding tot de nieuwe Europese privacywetgeving

Wij willen graag verduidelijken dat alle informatie in document voortkomt uit een specifiekere interpretatie van de huidige Wbp door de AP. Wel kan het zo zijn dat de nieuwe wetgeving in de toekomst leidt tot ontwikkelingen met betrekking tot dit onderwerp. Uiteraard houden wij u daarover op de hoogte.